去年底，這家家居用品企業計劃在東盟地區設立新生產基地后，她每個月都會收到一沓格式各異、使用東盟國家當地語言書寫的出租車、酒店住宿、餐飲等跨境差旅報銷票據。
然而，她看不懂這些國家當地語言，也不熟悉這些票據格式，導致她難以核查票據背后的真實差旅背景，時常還會算錯報銷額度。
這個困擾，同樣發生在其他出海企業身上。
截至去年底，中國境內投資者在全球 190 個國家和地區設立境外企業 5.2 萬家。其中，中資企業在共建 " 一帶一路 " 國家設立境外企業 1.9 萬家。
面對不同國家格式不一、使用當地語言書寫的各類跨境差旅報銷票據，如何有效實現控費與減輕業務出海財務負擔，成為眾多出海企業面臨的共同挑戰。
多位出海企業財務負責人向記者透露，由于對跨境差旅報銷票據 " 來者不拒 "，前期市場考察及商務磋商費用在企業出海業務整體運營成本的占比一度超過 20%，明顯超過企業預估值，令企業不得不重新審視業務出海的投入產出比，著手采取跨境差旅費控管理舉措以擠出更多利潤。
合思創始人兼 CEO 馬春荃向記者透露，當前出海企業對跨境差旅管理的訴求，主要集中在三個方面：一是有效遏制浪費、低效、虛構、不合理的跨境差旅報銷費用；二是在跨境差旅報銷費用相對可控的情況下，實現海外業務拓展目標；三是通過跨境差旅費控管理推動管理轉型，令海外業務實現可持續發展。
" 看不懂 " 的差旅報銷票據
去年底，當企業計劃在東盟國家和地區考察建廠后，劉穎驟然發現跨境差旅報銷票據的識別審核難度驟增。
" 實在看不懂。" 她多次重復這句話。此前，多位企業員工前往泰國、老撾等國家考察當地營商環境與當地產業鏈協同效應，帶回來一沓由當地服務人員使用泰語與老撾語手寫、格式千奇百怪的當地酒店住宿、出租車、餐飲等報銷票據。但是，沒人熟悉泰語與老撾語，也就難以識別審核這些報銷票據背后的差旅信息。
于是，財務團隊一面對東盟地區跨境差旅報銷票據 " 來者不拒 "，一面電話聯系相關員工了解這些票據具體內容及報銷金額，直接納入財務報銷流程，導致東盟地區跨境差旅報銷金額激增。這種異常現象很快引起高層關注，她被企業領導多次叫去談話，要求快速壓降低效、不合理、虛構、浪費的差旅報銷款。
由于提議招聘精通東盟國家語言的財務人員 " 被否 "，劉穎只能讓所有出差東盟地區的員工在遞交當地差旅票據時，寫上自己名字、差旅報銷內容與具體金額。一旦企業在第三方財務審計過程中發現票據 " 造假 "，將對相關涉事員工追責。
她私下坦言，這種 " 事后監督 " 做法未必見效——當企業通過第三方審計發現某些跨境差旅報銷票據 " 造假 " 時，相關涉事員工或已離職。
為了壓降跨境差旅開支，不少中資企業主要采取兩項舉措，一是讓 " 信得過 " 的海外國家當地員工負責財務管理，因為他們熟悉當地語言與差旅報銷票據格式，可以識別其中的虛假及不合理 " 成分 "；二是給海外業務部門一個固定的年度跨境差旅報銷額度上限，只要實際報銷金額不超過這個額度，企業對報銷票據實際用途 " 睜一眼閉一眼 "。
但是，這兩種辦法的實際效果均差強人意。首先，部分海外國家當地財務管理人員即便拿了高薪，也會 " 監守自盜 "，伙同當地其他外籍員工虛構差旅報銷票據套取大量報銷款，然后離職走人；其次，面對報銷額度上限管理，業務部門對跨境差旅報銷往往 " 先松后緊 "，導致年度跨境差旅報銷額度很快耗盡，影響后續出海業務的拓展。
財務合規性管理挑戰
馬春荃告訴記者，由語言不熟悉所帶來的跨境差旅報銷票據識別核實難，僅僅是出海企業優化財務管理的 " 冰山一角 "。真正的考驗，是出海企業能否在落實海外當地財務合規性管理同時，實現有效控費。
當前各國地區針對企業財務管理的法規政策都在持續細化更新，涵蓋會計準則、稅務法規、可持續發展、跨境支付結算、數據安全與個人隱私保護等多個領域。這些法規及合規要求的復雜性與多變性，令出海企業財務部門需投入大量精力研究解讀當地法規及合規性做法，確保差旅報銷費控管理等各項財務管理活動合法合規。
" 在實際操作過程中，中資出海企業由于理解偏差或未必及時關注當地法規變動，往往遭遇財務管理合規性風險。" 馬春荃指出。
某國內大型消費電子產品企業海外事業部負責人薛子祥對此深有體會。
在將產品銷往東盟國家地區同時，他所在的企業在馬來西亞、印尼等國家地區構建本地化的財務管理系統。但他很快發現，部分東盟國家對企業及員工的稅務申報要求相當嚴格，導致當地企業財務管理人員 " 隔三岔五 " 向總部了解當地產品銷售數據與員工工資發放進展，作為稅務申報的重要依據。因此企業內部重新調整部分財務流程，以配合海外業務機構的稅務申報工作。
" 最讓我難受的，是東盟某些國家缺乏員工自行墊付差旅費用的習慣。" 薛子祥直言。這導致企業不得不向海外業務部門預支一大筆資金用于差旅，直接影響整體資金管理安排。
為了應對這些挑戰，劉穎也向不少出海企業財務人員請教解決方案。但她發現，出海企業的財務合規性管理，一直是 " 問題比辦法多 "。
為了進一步壓降跨境差旅報銷費用，10 月起劉穎所在的企業決定將財務部門業績獎金與跨境差旅報銷費控效果掛鉤，即財務部門在四季度將跨境差旅實際報銷金額控制在預算內，每壓降 1 元報銷款，財務部門將得到 0.2 元獎金。
" 過去一個月，這導致財務部門與員工的矛盾激化。" 她指出。一是財務部門以財務合規性管理為由，向員工退還大量東盟地區使用當地語言書寫、格式怪異的出租車、餐飲等報銷票據，要求后者讓當地服務人員出具英文書寫、格式清晰的發票，否則將擱置相關票據報銷流程；但員工表示自己早已聯系不上當地服務人員，認為財務部門在刻意刁難自己；二是財務部門為了減少低效、不合理或浪費的報銷金額，對大額跨境差旅報銷票據拉長審核報銷操作時間，引發員工不滿，因為他們已自行墊付這些差旅費用，需盡早拿到報銷款償還房貸車貸。
德勤亞太審計與鑒證數字化賦能和 AI 主管合伙人金科告訴記者，若出海企業通過有效費控舉措，壓降低效、不合理、浪費、虛構的跨境差旅報銷支出，整體跨境差旅費用開支有望減少 10% — 20%。但這需要在員工與企業利益之間做好平衡。
傳統財務理念 " 重構 "
為了落實跨境差旅費控及財務合規性管理，年初薛子祥引入了西方知名財務管理軟件公司的差旅管理 SaaS 解決方案。
他主要看重這款差旅管理 SaaS 解決方案的兩大特點，一是它熟悉各國的財稅政策及個人隱私信息保護舉措，在流程管理環節能幫助中資出海企業降低合規操作風險，二是它接入了眾多國家的本地商旅管理平臺，可以讓中資出海企業找到更具性價比的差旅酒店與出行方式，達到費控效果。
薛子祥很快發現，西方國家差旅管理 SaaS 解決方案的操作模式比較重，員工反映操作費時費力，體驗不夠好，此外它的收費較高，導致企業發現投入產出比偏低。
" 企業高層希望差旅管理 SaaS 解決方案能實現至少 1:3 的投入產出比，即企業在差旅管理 SaaS 軟件每投入 1 元，實現至少 3 元的跨境差旅費用壓降，但西方國家的差旅管理 SaaS 解決方案的投入產出比最多在約 1:2。" 薛子祥透露。
馬春荃告訴記者，這讓境內差旅費控管理 SaaS 解決方案看到 " 后來居上 " 的機會，其落腳點放在通過人工智能（AI）賦能提升用戶體驗。以當前出海企業頗感 " 頭疼 " 的跨境差旅票據識別核實為例，AI 結合 OCR 與真偽自動驗證技術，可以精準識別眾多國家格式不一、使用本地語言書寫的出租車、餐飲、酒店等差旅票據，讓財務人員無需熟練掌握當地語言與票據格式，就能快速了解這些票據的差旅信息與具體金額，大幅提升票據識別核實與財務合規性管理的工作效率。
此外，中資企業在積極布局 " 一帶一路 " 新興市場國家地區之際，對多幣種支付、多賬戶管理的需求與日俱增。境內差旅費控管理 SaaS 解決方案能否與銀行加強合作，解決出海企業多幣種支付與多賬戶管理的操作瓶頸，也是打開局面的另一把鑰匙。
馬春荃表示，出海企業在跨境差旅費控及財務合規性管理方面能否取得良好成效，還取決于他們能否借助 AI 賦能與數智化思維，對傳統財務理念進行系統性重構。
" 以往，傳統財務理念秉承經驗優先，高度依賴財務人員的個體判斷與歷史數據線性分析，而 AI 賦能與數智化思維強調數據優先，通過機器學習與大數據建模，幫助出海企業實現對海外市場發展趨勢的前瞻性洞察，及時優化跨境差旅費控等財務管理策略；此外，傳統財務理念聚焦事后核算，將工作重心放在交易完成后的賬務處理，AI 賦能與數智化思維追求實時管理，通過智能系統實現費用報銷的自動化審批與預算動態調整，從而落實業財融合，助力出海企業的全球化布局取得更大成效。" 他分析說。
